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電子辦公環境下的文書檔案管理分析

作者:吳敏

  摘  要:隨著網絡科技的不斷發展,辦公文書檔案管理也發生著巨大的變化。文書檔案管理從管理理念、管理形式和管理監督體制都在不斷地發展完善。電子辦公環境下的文書檔案是通過現代通訊和計算機科學技術手段,完成文書檔案的自動化、合理化管理。但電子化的文書管理仍處于不斷完善階段,還存在一系列的問題。該文對電子辦公環境下的文書檔案管理進行分析思考,客觀地分析目前電子化文書檔案管理存在的問題以及提出相應的建議。

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  關鍵詞:電子辦公  文書檔案  管理
  中圖分類號:G27                                    文獻標識碼:A                          文章編號:1672-3791(2019)03(c)-0242-02
  電子化文書檔案的管理是得益于科技的發展,也是新時代獨特的管理模式。將電子科技技術融入文書檔案的管理開發中,實現文書檔案管理的先進性。提高文書檔案管理的效率,同時縮短檔案管理的時間。但科技的發展總有利弊,文書檔案管理的電子化仍然存在問題,它影響著文書管理的效率,甚至導致部分重要文件的喪失,掩蓋了電子文書檔案的優勢,是目前電子化文書檔案急需解決的問題。
  1  文書檔案的定義
  文書檔案反映的是行政管理和黨務工作的一種文件。一般情況下,文書檔案是用來保存辦公室相關的文件,如會議記錄、相關的發文和批件。將已經整理完畢具有保存價值的資料收集起來即為文書檔案。文書檔案記錄了某個活動舉辦的全過程,包括舉辦方、舉辦單位的活動內容以及對以后活動事物的責任制劃分起著重要的協調作用。一個機構和單位的發展,要依靠文書檔案的管理。
  2  電子辦公環境下文書檔案管理的優勢

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  文書檔案反映的是行政管理和黨務工作的一種文件。一般情況下,文書檔案是用來保存辦公室相關的文件,如會議記錄、相關的發文和批件。將已經整理完畢具有保存價值的資料收集起來即為文書檔案。文書檔案記錄了某個活動舉辦的全過程,包括舉辦方、舉辦單位的活動內容以及對以后活動事物的責任制劃分起著重要的協調作用。一個機構和單位的發展,要依靠文書檔案的管理。
  2  電子辦公環境下文書檔案管理的優勢
  (1)自動化辦公是利用信息分類處理來達到提高辦公效率的目的,相比于傳統的文件管理,從信息的收集、信息整理歸檔、分類再到信息存儲都要花費大量的人力物力。電子辦公環境下的文書檔案管理的優勢就在于簡化了管理流程,讓文書檔案管理更快捷。(2)部分文書檔案有其特殊的保密性,在傳統的檔案管理中容易出現文件內容的遺失、泄露。傳統的文件傳遞容易受到環境氣候的影響,運輸距離較長可能導致文件的遺失。電子化的文書檔案管理使文件保存更加方便,文件傳遞只需要通過手機,電腦等工具在線傳遞即可,減少了文件傳遞過程中遺失的風險,降低了文件損壞的可能性,保持了檔案的完整性。(3)傳統的文書檔案收藏不利于廣泛的傳播,由于時間的不斷積累,會造成文件資源的浪費,不利于文書檔案的管理。電子化文書檔案利用科技的自動化優勢,實現信息交流共享,促進了信息的傳播,有利于文書的共享利用。
  3  電子辦公環境下文書檔案管理的不利之處

電子辦公環境下的文書檔案管理分析相關參考屬性評定
有關論文范文主題研究:關于電子辦公檔案管理的論文范例大學生適用:碩士學位論文、碩士畢業論文
相關參考文獻下載數量:48寫作解決問題:寫作參考
畢業論文開題報告:論文任務書、論文前言職稱論文適用:技師論文、職稱評副高
所屬大學生專業類別:檔案管理文書的論文題目推薦度:高職文書環境

  (1)部分文書檔案存在其特殊的保密性,而電子化文書檔案的管理容易造成文件內容的泄露,檔案的保密性難以得到保證。除此之外,文件容易被人輕易修改,而毫無察覺。因為互聯網的使用條件是通用的,修改者一旦按照原來文檔的格式進行編輯,則不會有任何修改的痕跡,即使文件檔案遭到了破壞,也無法找回文檔原件。因此,如何保證電子版文檔不被篡改是目前電子辦公環境下文書檔案管理急需解決的問題。(2)電子化檔案管理,需要管理員有豐富的電子技能,引進自動化辦公設備需要足夠的計算機操作能力,因此,對文書檔案管理人員的電子技能也要求較高。
  4  電子化管理文書檔案所存在的問題
  (1)電子化文書檔案管理的制度不完善。如今,各公司單位的檔案管理大多位于綜合檔案室,是屬于行政的分支部門。而行政管理工作繁多,因此,在文書檔案管理整合分類方面極容易出現差錯。例如:行政管理人員有限而文書檔案管理復雜,辦公人員為了快速方便,未能及時對檔案進行整理歸檔,會導致部分文書檔案的丟失。因此,文書檔案的管理歸于行政部門,不利于提高檔案管理效率和文件的利用與開發。(2)檔案管理人員的專業能力較低。由于傳統的文件管理已經深入人心,很多文書檔案管理人員不需要有相應計算機知識和能力,在面對現代電子化文件管理時仍然按照傳統模式,工作效率低下,不能滿足現代科技的要求,因而無法充分發揮電子化文檔管理的優勢。
  5  如何做好文書檔案電子化的管理工作
  (1)制定統一的管理規范。自動化文書檔案的管理,首先要制定統一的制度管理體系,其次要規范操作技術。目前在制度上,很多公司的文件和檔案管理是分開的,檔案管理人員不能隨便翻閱查找文件,這給檔案的整理歸檔帶來了一定的難度。因此,檔案管理首先要從制度上規范,實現文件和檔案的統一管理和規劃,保證檔案歸檔過程的完整性。例如,從文件的收集整理、文件的形成,到管理歸檔和查閱都要在檔案管理人員的監督下進行,統一文件電子格式。(2)規范文書檔案管理操作技術。電子化的文書管理是要利用相應的軟件系統,在選擇軟件時要選擇性能好、兼容性強的系統。此外,還要規范相應的技術要求和技術標準,如文件標準安全數據、接口數據標準以及各類數據轉化標準等。(3)改變文書檔案管理理念。在自動化的辦公狀態下,文件處理后可以直接歸檔,大大提高了文件管理效率,而辦公的重點也會有所改變。檔案管理工作從立卷轉移到轉運文件,就開始進行監督指導,確保環節質量。而自動化的辦公系統可以進行文件的分析管理,將文件分類以后可以由系統完成標引主題,大大縮減了管理人員的工作內容。這時,管理人員可以集中精力完成鑒定檔案價值工作以及控制跟蹤文檔運行流程。鑒定檔案價值工作只能單純地依靠人工完成,對于確保檔案質量有著十分重要的作用。控制文件運行流程是確保文件整理完整,內容準確的重要依據。(4)加強文書檔案電子化管理的保密工作。隨著網絡技術快速的發展,檔案內容安全問題受到人們廣泛的關注。近年來,黑客的入侵、病毒網絡的流行以及頻頻發生的網絡數據信息泄露事件,對檔案內容有著巨大的威脅。自動化的辦公環境下,為了保證文書檔案的安全,就必須采用更加先進的防盜技術,其中包括檢測攻擊篡改技術、恢復數據功能等。與此同時,要建立用戶身份確認信息,設定用戶訪問權限、用戶特殊角色和防篡改措施。一方面,進行檔案秘密等級的劃分,檔案秘密等級越高,需要驗證的程序越多。另一方面,提高檔案管理人員的計算機技術水平。文書檔案管理人員要熟練掌握相關文檔處理的計算機知識。更新自己以前的傳統管理經驗,按照電子化文檔管理的要求運用相關知識進行文書檔案管理。避免出現由于自己操作失誤所引起的文檔丟失現象,與此同時可以充分發揮網絡管理優勢,提高文件收集、整理、歸納效率。
  6  結語
  一個公司單位管理檔案的水平高低直接影響著整個單位文件的統一性和完整性,是公司單位協調合作以及舉辦活動的主要依據。檔案管理人員要認識到自己工作的重要性,從意識形態上重視自己的工作,認真收集整理資料的同時學習相關計算機管理知識,更好地做好檔案管理工作。而另一方面,電子辦公環境下文書檔案管理是檔案管理的一個重大變革。在運用電子化管理所帶來的方便的同時,要時刻注意現代化技術所帶來的弊端。同時檔案管理部門要珍惜這一偉大變革所帶來的機遇,加強文書檔案的安全保密工作,制定統一的管理方案和管理流程,提高文書檔案管理效率的同時保證檔案質量,開創文書檔案管理的新局面,充分地發揮檔案管理的作用,為公司單位的發展做出貢獻。
  參考文獻
  [1] 劉文婧.基于電子辦公環境下的文書檔案管理[J].赤子,2017(3):148.
  [2] 朱埕瑤.淺析文書檔案管理中存在的問題和對策[J].辦公室業務,2017(16):133.
  [3] 嚴紅利.信息化背景下事業單位文書檔案管理分析[J].辦公室業務,2017(7):105.

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